واحد خرید خارجی در هر سازمانی که در حوزه تجارت بین الملل فعالیت دارد، نقش مهم و محوری را ایفا می‌کند؛ که علاوه بر دانش و اطلاعات به روز در زمینه واردات، نیازمند تجربه است. سرعت و هماهنگی واحد خرید خارجی با دیگر واحدها سبب ارتقای همه جانبه سازمان می‌شود. امروزه با رشد تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، ماهیت و روش‌های تامین کالا و خدمات به سرعت در حال تغییر یافتن است. این تغییرات در خرید خارجی تاثیر گذار است. روش‌های متنوع رقابتی در بازار بین المللی، خلق فعالیت‌ها و خدمات جدید، پیشرفت تکنولوژی و تمرکز بر فرایند تامین کالا و … از جمله موارد تاثیرگذار بر فرایند خرید خارجی در سازمان‌های بزرگ و کوچک است.
مکانیزه کردن سیستم خرید خارجی از درخواست تا دریافت کالا سبب بهبود این روند خواهد شد؛ زیرا در این روند می‌توان کلیه خطاهای انسانی و زمانی را شناسایی کرد و برای هرکدام راه حل ارئه داد و آن را به یک روند مهندسی شده تبدیل نمود.
در ادامه این مطلب به کلیه مراحل خرید کالای خارجی می پردازیم.
وظایف واحد خرید خارجی
واحد خرید خارجی برای انجام این فرایند وظایفی بر عهده دارد که در ادامه کلیه این وظایف را مرور می‌کنیم:
- اجرای sourcing و یافتن تامین کننده مناسب
- ثبت اطلاعات تامین کنندگان کالا و طبقه بندی آن‌ها بر اساس نوع كالا
- ثبت نتایج ارزیابی تامین‌کنندگان کالا
- دسته بندی تامین کنندگان در زمان استعلام و یا صدور سفارش و گرید بندی آن‌ها
- ثبت درخواست‌های خرید به صورت سیستمی و تکمیل فرم توسط مشتری فیزیکی
- برنامه ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ تقریبی رسیدن كالا
- آماده کردن اطلاعات استعلام ها و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت تامین کنندگان
- دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
- تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی
- ارائه آخرین وضعیت سفارشات
- ثبت مغایرت‌های اقلام سفارش شده و دریافت شده براساس سفارش sample
- ایجاد بانك اطلاعاتی از خریدهای گذشته و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد كالا، منابع خارجی و…
- ثبت هزینه‌های مربوط به هر سفارش
- آنالیز هزینه‌های سفارشات و محاسبه قیمت تمام شده خرید به تفكیك هر کالا
- ثبت مستندات برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و پروفرما، استعلام حمل و…
- تعریف لیست سیاه مشتریان و دلایل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتری
- ثبت اطلاعات حمل
شرکت بازرگانی GTG با داشتن یک واحد مستقل جهت انجام امور خرید خارجی، خدمات تامین کالا را به بهترین نحو ارائه می‌دهد.
بیشتر شرکت‌های بازرگانی که فرایند خرید کالا را انجام می‌دهند معمولا طی تجربه در سالیان گذشته از لیست منابع و تامین کنندگان خود استفاده می‌کنند اما برای یافتن منابع جدید باید چند مورد حتما بررسی شود.
اولین موردی که بررسی می‌شود شرایط وارداتی کالای موردنظر است. شرایط وارداتی کالا و شرایط تحریمی باید براورد شود. بعد از آن به جستجوی برندهای مختلف در سراسر دنیا می پردازیم. لیستی از تامین کنندگان کالا تهیه می‌شود و مذاکره از طریق ارسال ایمیل، تماس تلفنی و ارسال پیام در محل مشخص شده در سایت تامین کننده انجام می‌شود. در قیمت‌های اخذ شده از چند تامین کننده، حتما باید قیمت‌ها با یکدیگر مقایسه شوند و بهترین آن انتخاب شود. در این میان باید اعتبارسنجی تامین کننده کالا به صورت موازی با روند مذاکره انجام گیرد تا خریدی مطمئن داشته باشید.
موارد مشمول بررسی دقیق در روند خرید خارجی
یکی از مسائل مهم در مراحل خرید کالای خارجی، تعیین ریسک آن است. باید مواردی که در ریسک خرید خارجی تاثیر گذار هستند، بررسی شوند. در ادامه مقاله به این موارد اشاره می‌کنیم:
مسائل مالی مانند نقدینگی شرکت، تامین منابع مالی و سقف اعتبارات، روند فرایند و تصمیم گیری مانند تکمیل به موقع پرونده خرید و سفارش گذاری به موقع همراه با کلیه جزئیات، قوانین و مقررات بازرگانی و دولتی، تعرفه‌های گمرکی، برآورد هزینه کالا + هزینه ارسال + بسته بندی و ….، تحویل به موقع، شیوه پرداخت و جابه جایی پول ، کیفیت محصول (هر محصولی که با سطح پایین‌تری از کیفیت مورد نظر تحویل داده شود موجب از دست رفتن اعتبار شرکت می‌گردد) ، بررسی عوامل عدم تحویل به موقع کالا، شناسایی عوامل به موقع و درست کلاهبرداری‌های مالی و کیفیتی.
مراحل خرید خارجی
جهت انجام خرید خارجی، مراحل مشخصی باید طی شود. در ادامه مقاله مراحل خرید کالای خارجی را بررسی می‌کنیم:
- انتخاب منبع فروش کالا
- اعتبارسنجی تامین کننده
- اخذ پروفرما
- تایید کالا و قیمت
- تنظیم قرارداد
- انجام امور ثبت سفارش، امور بانکی و تخصیص ارز
- پرداخت هزینه پیش پرداخت طبق پروفرما و پرداخت کامل در زمان قبل از شروع حمل
- اخذ اسناد حمل و مورد نیاز جهت آماده سازی کالا و ارسال آن
- حمل کالا توسط حمل و نقل بین‌المللی، ترخیص کالا از گمرکات، حمل کالا از گمرکات به انبار خریدار
انتخاب منبع فروش کالا
یکی از بزرگترین دغدغه‌های مراحل خرید خارجی یافتن و انتخاب تامین‌کننده مناسب با بهترین قیمت همراه با کیفیت کالا است. بسیاری از خریدهای خارجی به دلیل عدم شناخت از تامین‌کنندگان، عدم آگاهی از اعتبار تامین کننده‌ای که بوسیله جستجوهای اینترنتی یافت شده، عدم شناخت از فرایندهای تولید و کنترل‌کیفیت کارخانه سازنده و … شکست می‌خورند.
در این مسیر، شرکت جی تی جی با شناسایی الزامات و با کمک تیم مجرب خرید، تامین کنندگان معتبر را شناسایی و انتخاب می‌کند. طی این فرایند، واحد مهندسی خرید با جستجو در وبسایت‌های مختلف، نمایشگاه‌های تخصصی و اتاق‌های بازرگانی، لیستی از تامین‌کنندگان مورد نظرمربوط به هرکالا را تهیه می‌نماید و پس از آن به بررسی الزامات فنی و قیمت می پردازد. حال زمان اعتبارسنجی فرا می‌رسد و به هر یک از تامین کنندگان فیلتر شده، امتیازی تخصیص داده می‌شود. روش‌های اعتبار سنجی بسیار متفاوت هستند و می‌توان از اتاق‌های بازرگانی و رایزن‌ها استفاده کرد. همچنین جهت اعتبارسنجی می‌توان با همکاری سه شرکت بزرگ اکویفکس، ترنس یونین و KKB اعتبارسنجی را انجام داد. این شرکت‌ها کلیه داده‌های هویتی و مالی افراد حقیقی و حقوقی را دریافت کرده و در پایگاه داده با حداکثر نظارت در امنیت بسیار بالا ذخیره می‌کنند. از جمله روش‌های اعتبارسنجی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بررسی ثبت قانونی شرکت (ارائه مدارک ثبت)
- بررسی موضوع اصلی فعالیت شرکت
- تعداد کارکنان شرکت
- تجهیزات و منابع در اختیار شرکت
- وضعیت مالی شرکت با اخذ پرینت حساب
- بررسی ارائه تسهیلات از سوی بانک‌ها به شرکت
- استفاده از رایزن‌های بازرگانی که در ۲۲ کشور دنیا فعالیت دارند.
اخذ پروفرما
برای دریافت رقابتی‌ترین قیمت از تامین کنندگان مختلف، استراتژی‌هایی از جمله موارد زیر قابل انجام هستند:
- در آغاز مذاکره، اطلاعات دقیقی از کالا را تقاضا کنید. فایل‌هایی که شامل کاتالوگ و
دیتاشیت ارسال شود. - با ایمیل سازمانی و به صورت تخصصی مکاتبات را انجام دهید. از گفتن الفاظ محاوره
خودداری کنید. حتما در ابتدای امر برای اینکه قیمت بهتری اخذ شود تعداد سفارش خود را بالا ببرید.
مشخصات دقیق کالا در پروفرما بسیار حائز اهمیت است. پروفرما یا پیش فاکتور، سندی است که توسط فروشنده صادر می‌شود. اطلاعات پروفرما شامل سربرگ شرکت تامین کننده کالا، نام و نشانی فروشنده، شرکت ذینفع و مشخصات کامل خریدار، نوع کالا، اینکوترمز حمل، زمان تحویل کالا، اطلاعات دقیق کالا، تعداد کالا، شیوه بسته بندی، کانتینر حمل، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، مبدا کالا و مدت اعتبار پروفرما است. در کنار مشخصات کالا شماره تعرفه گمرکی در پروفرما ذکر می‌شود.
زمانی که مقایسه قیمت‌ها بین پروفرما‌های دریافتی بر اساس ارزهای گوناگون و معادل‌سازی آن‌ها به یکدیگر انجام شد حتما باید هزینه‌های خرید در سطح کل سفارش محاسبه گردد (در اصل باید هزینه تمام شده کالا محاسبه شود)
تنظیم قرارداد خرید خارجی
پس از تایید پروفرمای اخذ شده دستور تایید خرید از طرف خریدار به فروشنده ارسال می‌گردد. در این زمان قراردادی بین شرکت شما و خریدار منعقد شده که خرید کالا در این مرحله نهایی می‌شود.
مواردی که در قرارداد خرید اعلام می‌گردد با توجه به هر نوع کالا و روش‌های مختلف خرید، متفاوت است. پس از آن که تایید نهایی انجام شد، خرید وارد مرحله ثبت سفارش و سپس انجام امور بانکی و ارائه به واحد ارزی و انتظار برای تخصیص ارز می‌شود. پس از این مراحل برای فروشنده به میزانی که در پروفرما ذکر شده، پیش پرداخت واریز می‌گردد که تولید و پس از آن ارسال کالا انجام شود.
اخذ اسناد حمل و مورد نیاز جهت آماده سازی کالا و ارسال
در هنگام عقد قرارداد و خرید کالای خارجی اسنادی که فروشنده باید به خریدار تحویل دهد، طبق مواردی که به توافق طرفین می‌رسد، مشخص می‌شود.
همچنین این اسناد برای ترخیص کالا بسیار مهم است. از جمله این اسناد بارنامه BILL OF LADING است که توسط شرکت حمل و نقل صادر می‌شود.
سند بعدی فاکتور COMMERCIAL INVOICE است که شامل مشخصات کالا، کشور مبدا، مقصد، شماره اعتبار اسنادی و نام خریدار و فروشنده است. سند دیگر که برای ترخیص و ثبت سفارش نیاز است، گواهی مبدا CERTIFICATE OF ORIGIN است. این گواهی معمولا به وسیله اتاق بازرگانی کشور فروشنده صادر می شود.
لیست بسته بندی PACKING LIST که سند مشخصات کالا است؛ شامل اطلاعاتی مانند بسته بندی، محتویات و تعداد داخل هر بسته است. این سند به دلیل این که گمرکات کشور مقصد و بازرسان بین المللی به آن نیاز دارند، در قرارداد و خرید خارجی اهمیت دارد.
پرداخت بهای خرید کالای خارجی
مبلغی که در پروفرما تعیین شده است به صورت 100 درصد پرداخت می‌شود و گاهی به صورت درصدی است. باید قبل از پرداخت شماره حساب مقصد بررسی شود و با توجه به شرایط پروفرما پرداخت اولیه انجام گردد. باقیمانده هزینه نیز قبل از بارگیری و حمل پرداخت می‌شود و در هر مرحله از پرداخت باید Swift برای فروشنده و هم برای خریدار جهت اطمینان ارسال گردد.
به این نکته باید توجه کنید که در کلیه مراحل، واحد خرید خارجی تمامی موارد را رصد و آنالیز می‌کند. در صورت نیاز به سند یا اطلاع از موردی با تامین کننده یا مشتری مذاکره انجام می‌شود. در زمان حمل کالا کلیه اسناد حمل دریافت شده و زمان pick up بار تعیین می‌شود.
کالای خریداری شده با شرکت حملی که شرکت بازرگانی GTG با آن همکاری دارد، حمل خواهد شد. پس از رسیدن کالا به گمرک مقصد و طی کردن مراحل ترخیص، ارسال بار به انبار خریدار بررسی می‌شود. با رسیدن کالا به انبار خریدار، پرونده یک خرید بسته خواهد شد. در این مقاله درباره فرایند خرید خارجی، وظایف واحد خرید کالای خارجی، مراحل خرید خارجی، انتخاب منبع فروش کالا، اخذ پروفرما، اعتبارسنجی تامین کنندگان کالا، تایید کالا توسط مشتری، تنظیم قرارداد خرید و تامین کالا و پرداخت توضیحاتی را در اختیار شما گذاشتیم. برای بهره‌مندی از پیشنهادات کارشناسان ما در شرکت GTG با ما تماس بگیرید.